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Conselho adota o uso de tablets em fiscalizações
 

Os vinte e sete agentes fiscais do CRQ-IV que atuam na capital e no interior do estado de São Paulo contam com uma nova ferramenta de trabalho. O tablet substituirá o uso do notebook e da impressora, que precisavam ser carregados por eles durante as vistorias. A iniciativa é pioneira entre os Conselhos Regionais de Química e caminha em sinergia com a era digital, focada em segurança da informação, soluções mais assertivas, sustentabilidade e celeridade.

Os novos equipamentos contam com um aplicativo desenvolvido pelo setor de Tecnologia e Informação do CRQ-IV e começaram a ser utilizados no mês de abril, após o treinamento da equipe de fiscais. Apesar de ainda estar em período de testes, já foram realizadas 1,2 mil vistorias com o novo sistema.

Antes elaborados em arquivos Word e impressos para assinatura dos responsáveis, os relatórios de fiscalização e demais documentos agora passam a ser preenchidos no tablet por meio dessa nova plataforma. Eles são assinados no próprio dispositivo e transmitidos de forma automática ao responsável pela empresa vistoriada e ao setor de Fiscalização do CRQ-IV, sem a necessidade de impressão.

A aquisição dos tablets foi feita este ano e custeada pelo Conselho Federal de Química (CFQ), totalizando um investimento na ordem de 167 mil reais. O desenvolvimento do aplicativo ficou sob a responsabilidade do Conselho, que trabalhou nesse projeto nos últimos dois anos para atender às demandas do fluxo de trabalho realizado pelo setor de Fiscalização.

A ideia do projeto surgiu em meados de 2019, idealizada pelo então gerente de Fiscalização Wagner Contrera Lopes, atual superintendente do Conselho. “Nós começamos a estudar alternativas junto com o setor de Tecnologia e Informação e, em determinado momento, surgiu a ideia do tablet por ser um equipamento mais leve, que poderia reduzir custos, trazer mais sustentabilidade e facilitar a operacionalização das vistorias”, disse.

A mudança possibilitará uma redução anual de cerca de 520 cartuchos de tinta para as impressoras que funcionavam acopladas aos notebooks e de 260 mil folhas de papel sulfite usadas na impressão dos termos de vistoria. Financeiramente, a medida representará uma economia anual ao redor de R$ 75 mil.

Informação em tempo real – Além de vantagens no quesito ergonômico, financeiro e sustentabilidade, a adoção dos tablets oferece também mais celeridade ao andamento do processo fiscalizatório. Como conta Andrea Mariano, atual gerente de Fiscalização, no fluxo anterior os relatórios de vistoria eram processados com cerca de uma semana de atraso. Isso porque os fiscais da capital procediam com a entrega dos documentos na sede do Conselho somente após concluídas todas as vistorias período (semanal). A demora era maior ainda no caso das vistorias feitas pelos fiscais que atuam no interior, pois seus relatórios eram remetidos ao CRQ-IV via Correios.

Ao chegar na sede, ainda era necessário digitalizar os documentos e encaminhar os processos para adoção de providências, quando necessário. "Nós ainda estamos em uma fase inicial de alimentação desse banco de dados. Todas as informações que o fiscal preenche durante a primeira vistoria com o tablet servem para alimentar o sistema, para que na vistoria seguinte elas já apareçam de forma automática, otimizando o trabalho", explicou Andrea Mariano.

Outra vantagem é que a plataforma foi desenvolvida para trabalhar on-line e off-line. “Mesmo que o fiscal esteja sem internet naquele momento, ele consegue fazer o relatório e assim que o sinal volte a ficar disponível, o sistema faz a sincronização dos dados. Existem empresas em algumas regiões do interior onde não há sinal de internet e o trabalho não poderia ser inviabilizado por conta disso”, explica a gerente.

Tablet proporciona ganho de produtividade, avalia Luciana

Na prática – O Informativo CRQ-IV acompanhou a agente fiscal Luciana Bragil Mamede durante uma vistoria de rotina em uma empresa localizada no bairro de Vila Nova York, na Zona Leste da capital paulista. A profissional atua no Conselho há cerca de 10 anos e demonstrou grande entusiasmo com a mudança, relatando as facilidades que ela trouxe ao dia a dia de trabalho.

“A nossa mala com o notebook e a impressora pesava cerca de 9kg. Mesmo sendo uma mala com rodinhas era necessário muitas vezes subir e descer escadas, por exemplo. Além disso, por ele [o tablet] ser muito mais compacto, nós ganhamos no quesito espaço. Antes era preciso encontrar na empresa uma mesa com no mínimo meio metro [para montar o equipamento], agora em um espaço de 30cm x 30cm já conseguimos trabalhar”, destacou Luciana.

Ao chegar à empresa vistoriada naquele dia, a fiscal rapidamente conseguiu se acomodar em uma mesa e montar o seu equipamento de trabalho, que além do tablet inclui um teclado e uma caneta touch screen, usada para preencher os campos da tela e também para que sejam apostas, digitalmente, as assinaturas do fiscal e do representante da empresa que o acompanhou. Em determinado momento, Luciana precisou se dirigir até outro espaço da fábrica, sendo possível que ela levasse consigo o tablet.

Parte dos dados relacionados à empresa foram automaticamente inseridos no relatório, sem que agente fiscal precisasse preenchê-los. Isso porque a plataforma realiza uma sincronização com o banco de dados do CRQ-IV. A expectativa é que esse preenchimento se torne ainda mais eficiente à medida que as próximas vistorias nessa mesma empresa sejam realizadas, já que o banco de dados estará ainda mais completo com as novas informações inseridas pelos fiscais.

“É um ganho de confiabilidade e produtividade, uma vez que as informações são automaticamente alimentadas. Quando você faz [o trabalho] manual a chance de errar alguma informação é muito maior”, comparou Luciana. O aplicativo, pudemos observar, possui ainda uma configuração inteligente que não permite que o documento seja concluído caso alguma informação obrigatória não tenha sido preenchida, o que auxilia o fiscal.

Ao final do processo de vistoria, o responsável pela empresa vistoriada pôde conferir o relatório no próprio aparelho, assiná-lo e rapidamente recebeu uma cópia do documento em seu e-mail.

Publicado em 01/08/2022

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