Por que automatizar o laboratório?
Autor(a): Georgio Raphaelli e Claudia Bertoni
Com o aumento das exigências da qualidade, os laboratórios vêem-se diante do paradoxo de realizar cada vez mais análises, em maior quantidade de produtos e matérias-primas, com menores limites de detecção, com maior qualidade e confiabilidade, em menor tempo e com equipes cada vez mais enxutas.
Além disso, o trabalho administrativo dos laboratórios no registro de informações de rastreabilidade, cálculo de resultados e elaboração de relatórios, dependendo do tipo de laboratório, tipos de amostras trabalhadas e regulamentação aplicável, demanda até 50% do tempo total dos profissionais do laboratório.
Assim sendo, torna-se necessária a otimização dos processos do laboratório para possibilitar o aumento da produtividade e/ou diminuição do tempo de resposta do laboratório sem comprometimento da qualidade dos resultados gerados, preferencialmente sem incrementos na equipe, mantendo tão baixo quanto possível o custo operacional do laboratório.
As indústrias e prestadores de serviços analíticos já provaram em seus processos produtivos que a automação é uma, senão a única, forma para atingir e suportar novos patamares de qualidade, produtividade e redução de custos operacionais. Se olharmos a nossa volta, podemos ver a automação e seus benefícios no dia-a-dia, como exemplos são as indústrias de processo e de manufatura que oferecem produtos com qualidade cada vez maior e a preços ao longo do tempo menores, supermercados onde nosso “checkout” no caixa é cada vez mais rápido e preciso, farmácias, etc.
Atualmente, com as técnicas de desenvolvimento de software e recursos tecnológicos existentes, podemos praticamente dar asas a nossa imaginação tendo, porém, como principal limitação à relação custo x benefício das soluções a fim de que tenhamos o retorno de investimento adequado a cada caso.
Os sistemas para automação e gestão de laboratórios de hoje proporcionam inúmeros benefícios em seus pacotes padrão. Dentre os principais benefícios alcançados com o uso de sistemas especialistas para a automação e gestão de laboratórios, estão:
Aumento da produtividade do laboratório e redução do tempo para entrega de resultados através da redução de atividades repetitivas como transcrição de dados e cálculos;
Redução de erros, aumento da qualidade e confiabilidade nos resultados gerados através da automação e maior padronização dos processos e procedimentos do laboratório, bem como, minimização dos retrabalhos;
Facilidade e agilidade no resgate de informações históricas para visualização de desvios ou tendências dos processos para tomada de decisão;
Redução dos custos operacionais do laboratório através da melhor utilização dos recursos humanos e materiais e redução drástica no volume de registros em papel;
Facilidade no atendimento de requisitos de normas e regulamentações aplicáveis ao laboratório como NBR ISO/IEC 17025, entre outras;
Maior integração do laboratório as demais áreas da empresa, melhorando e diminuindo o tempo na troca de informações e correção dos processos produtivos, liberação dos lotes de matéria-prima para produção e produtos para o mercado.
Melhorias na qualidade do produto através da otimização dos processos a partir da facilidade na investigação dos resultados históricos, facilitando o estudo estatístico, identificação de tendências e geração de conhecimento;
Menores desvios na qualidade dos produtos incrementando assim a satisfação e fidelização dos clientes;
Maior agilidade no atendimento dos clientes e investigação de desvios;
Aumento da qualidade, produtividade e lucratividadade.
Isso tudo possibilita a organização otimizar seus processos com dados mais rápidos e confiáveis, possibilitando tornar seus produtos mais baratos, seguros, duráveis e confiáveis.
Os resultados positivos que a automação de laboratórios traz é fato, porém implantar sistemas especialistas para automação e gestão de laboratórios, comumente chamados de sistemas LIMS, não deve ser somente a informatização (transferir os registros em papel para o computador). O caminho deve passar pela revisão dos processos do laboratório, dos fluxos de informações com as demais áreas da empresa e preparação da cultura do laboratório. Isso tudo permite a condução do projeto de implementação das novas tecnologias em processos já preparados para a automação com maior segurança e prazos mais enxutos, maximizando assim os benefícios, muitas vezes inimagináveis pelo laboratório e seus clientes.
Sistemas para automação e informática laboratorial (LIMS)
Os sistemas deste tipo, comumente chamados de sistemas LIMS (Laboratory Information Management System), são softwares altamente especializados para uso em laboratórios.
Ciclo de vida básico das amostras - O gerenciamento do ciclo de vida das amostras, tarefas de análise e informações através do processo de registro de amostras, distribuição de tarefas no laboratório, obtenção e processamento de resultados, publicação dos resultados finais e módulos de apoio.
O fluxograma de um sistema LIMS possibilita a visualização das etapas do processo, como por exemplo:
Registro de amostras (por agenda, eventos ou manual);
Recebimento de amostras e complementação de informações;
Distribuição das tarefas (laboratório, equipe, qualificação, etc.);
Coleta de dados em papel, dispositivos móveis e aquisição de dados dos equipamentos;
Cálculo e análise crítica de resultados;
Avaliação e publicação de resultados (impresso, e-mail, internet, integração de sistemas);
Módulos de apoio (controle de equipamentos e insumos, processos comerciais, aquisição automática de dados dos equipamentos de análises);
Gestão Gerenciais das todas as informações/registros do banco de dados.
As possibilidades são inúmeras em virtude das opções e tecnologias disponíveis atualmente, portanto torna-se fator crítico para o sucesso de qualquer projeto a correta avaliação e definição de um escopo para entendimento e atendimento das necessidades e demandas na automação dos processos laboratoriais.
Sistemas Corporartivos X Sistemas LIMS
Módulos de controle ou gestão de qualidade de sistemas ERP
(ERP – Sistemas de gestão corporativa)
X
Sistemas para automação e gestão de laboratórios – LIMS
(LIMS – Sistemas de gestão laboratorial)
Temos observado em diversos projetos uma grande confusão no que diz respeito ao uso de módulos de qualidade de sistemas ERP e seus benefícios para os laboratórios.
Os módulos de qualidade de sistemas ERP foram desenvolvidos para permitir às áreas de qualidade da empresa (GQ – Garantia da Qualidade e CQ – Controle da Qualidade) a integração aos demais processos da empresa de forma ágil e confiável.
Entretanto estes módulos não contemplam a maior parte dos processos e rotinas analíticas dos laboratórios de controle da qualidade, visto que foram desenvolvidos com o objetivo de permitir a interface das informações laboratoriais aos demais processos produtivos. Estes sistemas não foram especificados, projetados e desenvolvidos para atender demandas de laboratório, mas sim para atender a integração de informações entre o laboratório e as demais áreas da empresa.
As informações que chegam ao laboratório e os resultados de análise que são devolvidos às áreas de produção não somam em média mais do que 10% do volume total de dados tratados dentro de um laboratório. Portanto a utilização destes sistemas sem o uso de um sistema de gestão de informações laboratoriais (LIMS) no laboratório estará atendendo cerca de 10% das necessidades de registro e gerenciamento de informações laboratoriais.
Isto tudo sem falar de questões tão ou mais importantes como a automação da aquisição de dados de equipamentos, cálculo automático dos resultados de análises a partir dos dados brutos, atendimento de requisitos de normas específicas para laboratório como a ISO 17025, entre outros.
Módulos de qualidade de ERPs e LIMS são softwares complementares, não excludentes, pois os módulos de qualidade dos ERPs não tratam das especificidades do laboratório, tratam das especificações, documentos da qualidade, solicitação das análises de controle de qualidade ao laboratório, bem como da devolução dos resultados de análise às áreas de produção. Já os sistemas LIMS tratam de todo o gerenciamento e otimização dos processos analíticos a fim de obter resultados com maior agilidade, rastreabilidade e qualidade, podendo ser integrados aos módulos de qualidade de sistemas corporativos de forma transparente.
Durante a última década, boa parte dos grandes laboratórios industriais no mundo inteiro teve de desenvolver dezenas de planilhas eletrônicas e registros em papel para atender a lacuna deixada por módulos de qualidade de sistemas ERP que foram vendidos como a solução integrada para toda a empresa. Atualmente são utilizados sistemas LIMS integrados aos módulos de qualidade de sistemas ERP de forma a obter o melhor dos dois mundos: Gerenciamento detalhado das rotinas laboratoriais, automação dos processos analíticos e integração total do laboratório às demais áreas da empresa.
Basta verificar o número de laboratórios industriais que têm seus processos analíticos bem atendidos e automatizados com uso de módulos de qualidade. Os laboratórios de controle de qualidade têm especificidades e necessidades que somente sistemas e empresas especialistas em automação e gestão de laboratórios podem atender.
Percebe-se em alguns casos a “reinvenção da roda” através da customização dos módulos de qualidade e que, dificilmente, vão atingir o nível de maturidade e detalhamento de sistemas especialistas que há anos atendem com sucesso as mais diversas realidades laboratoriais. Além disso, sistemas desenvolvidos sob medida não vão evoluir continuamente da mesma forma que produtos específicos e focados o fazem, condenando assim o laboratório a estagnação em termos de recursos e funcionalidades para atender novas demandas. Uma vez ouvimos uma brincadeira mais ou menos assim: “A palavra “Customização” só pode ter como origem a palavra “Custo”, pois investi durante anos na customização que custou, custou, e que ainda não me atende 100%.”. Portanto, vale a pena pensar muito bem no assunto.
Questionamentos importantes
Quanto vale a eliminação dos erros de transcrição e cálculo?
Quanto pode custar um resultado errado enviado à produção ou a liberação de um produto fora de especificação?
Quanto custa ver tendências dos processos para aperfeiçoá-los?
Quanto tempo custa resgatar informações históricas e elaborar relatórios?
Quanto custa saber quais são as análises e clientes de maior faturamento e lucratividade?
Conclusão - O investimento em automação e informática é um dos melhores meios para otimizar os processos laboratoriais proporcionando significativos incrementos na produtividade e qualidade dos resultados, bem como na redução de custos. Entretanto para a viabilização dos investimentos necessários, várias considerações são importantes:
Os projetos e investimentos devem primariamente estar alinhados com os objetivos estratégicos da organização;
Todos os interessados no projeto devem ser envolvidos e suas necessidades e expectativas mapeadas a fim de dar sustentação ao projeto e identificar oportunidades de melhorias e benefícios que podem ser quantificados no ROI (retorno de investimento);
Escopo e metas do projeto devem ser claramente identificados, o processo de seleção deve ser criterioso e orientado aos objetivos do projeto;
O projeto de implantação deve ser gerenciado ativamente.
Deve ser considerada a execução de um estudo prévio dos processos laboratoriais a fim de identificar as oportunidades de melhoria e pré-avaliação dos benefícios financeiros e não financeiros que podem ser obtidos através do uso da automação e informática laboratorial.
Normalmente a contratação de uma consultoria especializada na área é uma excelente opção, pois pode transformar este processo em algo mais simples, produtivo e “palpável” trazendo experiências, simulações e referências de mercado para comparação, facilitando assim a estimativa dos benefícios e dos investimentos necessários.
Com formação nas áreas de eletrônica, instrumentação e controle de processos industriais, Georgio Raphaelli é presidente da Labsoft Tecnologia Ltda. Técnica em Química, Claudia Teresa Bertoni atua como consultora na mesma empresa. Contatos podem ser feitos pelo e-mail vendas@labsoft.com.br.
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Com o aumento das exigências da qualidade, os laboratórios vêem-se diante do paradoxo de realizar cada vez mais análises, em maior quantidade de produtos e matérias-primas, com menores limites de detecção, com maior qualidade e confiabilidade, em menor tempo e com equipes cada vez mais enxutas.
