Artigo Técnico - Retorno do investimento em automação laboratorial
Autor(a): Georgio Raphaelli e Cláudia Teresa Bertoni
Diante do paradoxo de fazer mais com menos, isto é, de aumentar a produtividade do laboratório, diminuir o tempo de resposta e oferecer resultados confiáveis com equipes cada vez mais enxutas, torna-se imprescindível o investimento em automação e informática para otimizar os processos laboratoriais que até hoje, em sua grande maioria, são muito manuais.
Em decorrência de um mercado cada vez mais competitivo e da alta exigência de qualidade, muitos laboratórios tiveram nos últimos anos um incremento significativo do número de amostras e das análises realizadas. Com a pressão pela redução de custos, em contrapartida, reduziram suas equipes ou as mantiveram iguais, nos melhores casos.
Também em função dos ambientes regulamentados por normas como a ISO 17025, RDC 210 e FDA, a carga de trabalho administrativo dos analistas aumentou drasticamente em função da necessidade de incremento de registros necessários para garantir e evidenciar a confiabilidade e rastreabilidade dos resultados gerados pelo laboratório.
Em resposta a isso, investiram em novas técnicas analíticas ou equipamentos que tornaram o processo de análise mais rápido e confiável. Entretanto, na maioria dos casos, todo este volume de medições e dados gerados continua sendo coletado, processado, gerenciado e armazenado de forma manual.
O investimento em automação e informática para coletar, processar, gerenciar e armazenar os dados brutos e as informações geradas pelo laboratório é cada vez mais importante dado o grande volume de registros necessários, aumento do volume de análises realizadas e reduzido corpo técnico.
Torna-se assim indispensável ao laboratório da era da informação o uso de ferramentas que potencializem a redução de tempo em processos nos quais este possa ser reduzido sem comprometer a qualidade, tais como: transcrição de dados, consulta de informações, cálculo de resultados, geração de pareceres e elaboração de relatórios ou certificados de análise.
Sistemas para automação e informática laboratorial têm-se apresentado como alternativas viáveis para os laboratórios que precisam otimizar seus processos, porém a correta especificação, seleção e avaliação do retorno sobre o investimento são processos críticos para resultados positivos no dia-a-dia do laboratório.
Sistemas para automação e informática laboratorial
Os sistemas deste tipo, comumente chamados de sistemas LIMS (Laboratory Information Management System), são softwares altamente especializados para uso em laboratórios.
Ciclo de vida básico das amostras
O fluxo acima demonstra de forma simplificada as funcionalidades deste tipo de sistema. O gerenciamento do ciclo de vida das amostras, tarefas de análise e informações através do processo de registro de amostras, distribuição de tarefas no laboratório, obtenção e processamento de resultados, publicação dos resultados finais e módulos de apoio.
O fluxograma acima possibilita a visualização das seguintes etapas do processo:
Registro de amostras (por agenda, eventos ou manual);
Recebimento de amostras e complementação de informações;
Distribuição das tarefas (laboratório, equipe, qualificação, etc.);
Coleta de dados em papel, dispositivos móveis e aquisição de dados dos equipamentos;
Cálculo e análise crítica de resultados;
Avaliação e publicação de resultados (impresso, e-mail, internet, integração de sistemas);
Módulos de apoio (equipamentos, insumos, processos comerciais e métodos).
As possibilidades são inúmeras em virtude das opções e tecnologias disponíveis atualmente. Portanto, torna-se fator crítico para o sucesso de qualquer projeto a correta avaliação do retorno sobre o investimento.
Retorno sobre o investimento
Atualmente a avaliação do retorno sobre os investimentos realizados ou a realizar é uma realidade, quer seja por definição da empresa, quer seja como ferramenta para justificar que determinado projeto tem mais importância que outro porque, no final das contas, o objetivo de qualquer investimento é gerar benefícios para a organização, sejam estes financeiros ou não.
Retorno sobre o investimento ou “Return on Investment (ROI)” pode ser facilmente explicado como o retorno sobre determinado investimento realizado e contabilizado em meses, a fim de amortizar o valor investido. Em outras palavras: É o retorno em termos de faturamento ou economia para cada real investido.
Em primeiro lugar é importante deixar claro que o ROI de um projeto em uma empresa, provavelmente nunca será igual ao ROI do mesmo projeto em outra empresa, pois certamente as oportunidades são similares, mas dificilmente iguais. Isto pode fazer toda a diferença na avaliação da lucratividade em um projeto de automação e informática laboratorial.
A composição do retorno financeiro de um projeto advém de retornos diretos (tangíveis e objetivos) e indiretos (intangíveis e subjetivos). Sugere-se, para que se tenha uma correta análise do ROI, identificar, classificar e quantificar os retornos financeiros diretos e, pelo menos, estimar os indiretos. Somente desta forma será possível identificar claramente os benefícios financeiros e não-financeiros que podem advir da automação e informatização do laboratório.
Retorno direto
São os benefícios diretos e normalmente facilmente identificáveis e mensuráveis, permitindo a avaliação macro de um investimento. São estes:
Redução do tempo investido em tarefas manuais como transcrição de dados, cálculo de resultados, geração de documentos, bem como demais atividades que podem ser eliminadas ou reduzidas com o uso de automação e informática;
Redução dos custos através da melhor utilização dos recursos materiais como insumos de análises, equipamentos, etc.;
Aumento da capacidade produtiva do laboratório com a mesma equipe através da melhor utilização dos recursos humanos, reduzindo custos e o desperdício de tempo em atividades que não agregam valor ao processo e focando-os nas atividades mais especializadas;
Redução de custos ou prejuízos gerados pelo atraso na liberação de resultados ou erros nos resultados.
Retorno indireto
Em muitos casos compõe boa parte dos benefícios mais importantes da implantação de um sistema de automação e informática, porém a medição do impacto financeiro é complexa e em alguns casos inviável.
A maioria dos benefícios é conhecida, mas seus impactos no processo de cada laboratório dependerão da atual situação do laboratório, cultura interna, tipos de serviços prestados, etc.
Os principais benefícios são:
Possibilidade da redução de custos e melhorias na qualidade do produto através da otimização dos processos a partir da facilidade na investigação dos resultados históricos, facilitando o estudo estatístico, identificação de tendências e geração de conhecimento;
Menores desvios na qualidade dos produtos incrementando assim a satisfação e fidelização dos clientes;
Maior agilidade no atendimento dos clientes e investigação de desvios;
Redução dos erros e minimização dos retrabalhos;
Facilidade no gerenciamento do laboratório e clareza na tomada de decisões com base em dados e fatos;
Facilidade no atendimento de requisitos de normas e regulamentos;
Aumento da qualidade e da produtividade em geral.
ROI em projetos de automação e informatização de laboratórios
Normalmente o ROI em sistemas para automação e informatização de laboratórios tem significativas contribuições diretas e muitas outras indiretas.
Dados referenciais
O trabalho administrativo em ambientes regulamentados para o registro de informações de rastreabilidade e elaboração de relatórios, dependendo do tipo de laboratório, tipos de amostras e análises realizadas, toma até 50% do tempo total dos analistas;
O volume de dados e informações que saem do laboratório para outras áreas (resultados) é de, no máximo, 10% do volume total dos dados que são coletados, processados e armazenados dentro de um laboratório;
A redução média de tempo na liberação de resultados (coleta de dados, cálculo de resultados e produção de relatórios) pode variar de 5% a 80%;
O número de falhas detectadas e percebidas pelo laboratório ou pelo cliente, é apenas a “ponta do iceberg”, pois se trata somente daquilo que foi percebido.
No processo de levantamento de informações para posterior análise e avaliação do ROI, deve-se inicialmente levar em conta itens de fácil avaliação como o tempo investido na:
Transcrição de dados brutos e resultados;
Cálculo e análise crítica dos resultados analíticos;
Revisão dos resultados em virtude da maior probabilidade de falhas em sistemas manuais;
Outros registros operacionais como a baixa de estoque dos insumos utilizados, consulta de informações para análise, consulta de tabelas e limites de especificação, etc.;
Envolvimento na produção de relatórios e gráficos;
Entre outros.
Exemplo 1
Eliminação da transcrição manual de resultados de análises de Raio X com média de 50 amostras por dia e avaliação típica de 20 metais por amostra.
Tipicamente toma-se de 3 a 4 segundos para ler e digitar cada valor com cerca de 4 algarismos;
Temos 50 amostras X 20 metais X 3,5 segundos = 58 minutos por dia ou cerca de 21 horas por mês;
R$ 20,00 por hora X 21 horas por mês X 12 meses = R$ 5.040,00 por ano sem considerar demais tempos de registro de dados de preparação, informações secundárias e sem considerar a elaboração de laudos de análise.
Exemplo 2
Redução do tempo da liberação de resultados na análise de compostos orgânicos - VOC.
Diversos compostos analisados, fazendo com que a transcrição dos resultados, cálculo dos resultados finais de análise e coleta de demais informações da amostra para a emissão do relatório de análise seja um processo de cerca de 20 minutos;
Os processos de liberação de resultados (tempo para a transcrição das medições, cálculo de resultados e transcrição das demais informações da amostra para a produção do relatório de análise (laudo)) foram reduzidos em média 83%, sendo o menor ganho de 67% e o maior de 91%;
Esta economia representa 27 horas por mês que foram avaliadas em R$ 13.608,00 por ano de economia ou 27 horas por mês para cuidar da melhoria dos processos.
Questionamentos importantes
Quanto vale a eliminação dos erros de transcrição e cálculo?
Quanto pode custar um resultado errado enviado à produção ou a liberação de um produto fora de especificação?
Quanto custa ver tendências dos processos para aperfeiçoá-los?
Quanto tempo custa resgatar informações históricas e elaborar relatórios?
Quanto custa saber quais são as análises e clientes de maior faturamento e lucratividade?
Conclusão
O investimento em automação e informática é um dos melhores meios para otimizar os processos laboratoriais proporcionando significativos incrementos na produtividade e qualidade dos resultados, bem como na redução de custos. Entretanto, para a viabilização dos investimentos necessários, várias considerações são importantes:
Os projetos e investimentos devem primariamente estar alinhados com os objetivos estratégicos da organização;
Todos os interessados no projeto devem ser envolvidos e suas necessidades e expectativas mapeadas a fim de dar sustentação ao projeto e identificar oportunidades de melhorias e benefícios que podem ser quantificados no ROI;
Escopo e metas do projeto devem ser claramente identificados, o processo de seleção deve ser criterioso e orientado aos objetivos do projeto;
O projeto de implantação deve ser gerenciado ativamente.
Deve ser considerada a execução de um estudo prévio dos processos laboratoriais a fim de identificar as oportunidades de melhoria e pré-avaliação dos benefícios financeiros e não financeiros que podem ser obtidos através do uso da automação e informática laboratorial.
Normalmente a contratação de uma consultoria especializada na área é uma excelente opção, pois pode transformar este processo em algo mais simples, produtivo e “palpável”, trazendo experiências, simulações e referências de mercado para comparação, facilitando assim a estimativa dos benefícios e dos investimentos necessários.
Os autores
Georgio Raphaelli é consultor em Otimização de Processos Laboratoriais (OPL) e diretor de tecnologia de negócios da Labsoft; Cláudia Teresa Bertoni é Técnica em Química e consultora de negócios da Labsoft. Contatos podem ser feitos pelo e-mail claudia.bertoni@labsoft.com.br .
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